Firma electrónica en el notariado uruguayo

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En el año 2009, en nuestro país se promulgó la Ley N°18.600, que regula los documentos electrónicos y la firma electrónica. Dicha ley, conocida como Firma Electrónica Avanzada, da nacimiento a una herramienta tecnológica que permite firmar digitalmente, de forma simple y segura, como si estuviéramos presentes, y tiene el mismo valor que la firma realizada en forma manuscrita.

Por Esc. Mariana Arévalo (*)

Introducción

Según la RAE (Real Academia Española) la firma se define como: “Nombre y Apellidos escritos por una persona de su propia mano en un documento, con o sin rúbrica, para darle autenticidad o mostrar la aprobación de su contenido”. A su vez, la RAE define a la firma digital como: “… la información cifrada que identifica al autor de un documento electrónico”.

Medios para firma electrónica

En la actualidad, en nuestro país el instrumento para poder firmar digitalmente es la cédula de identidad. Esta contiene un chip con un certificado de firma digital protegido por un pin elegido por cada usuario, aunque no es el único medio para hacerlo, porque también se puede realizar mediante token.

Firma digital en el notariado

Representa un gran avance para la profesión y la función notarial en el Uruguay. Respecto a los efectos legales, la ley dispone que “la firma electrónica avanzada tendrá idéntica validez y eficacia que la firma autógrafa consignada en documento público o en documento privado con firma certificada, siempre que esté debidamente autenticada por clave u otros procedimientos seguros…” y “el documento electrónico suscripto con firma electrónica avanzada tendrá idéntico valor probatorio al documento público o al documento privado con firmas certificadas en soporte papel. El documento electrónico no hará fe respecto de su fecha, a menos que este conste a través de un fechado electrónico otorgado por un prestador de servicio de certificación electrónica”.

El artículo 7 de la referida ley (uso de la firma electrónica avanzada en la función notarial) establece que se autoriza el uso de documentos electrónicos y firma electrónica en la función notarial de conformidad a la reglamentación que establezca la Suprema Corte de Justicia.

El escribano se define como “el profesional de derecho encargado de una función pública consistente en recibir, interpretar y dar forma legal a la voluntad de las partes redactando los instrumentos adecuados a ese fin y confiriéndole autenticidad, conservar los originales y expedir primeras copias que den fe de su contenido…”. Las nuevas tecnologías no impiden ni limitan que el escribano cumpla con esta función. La reglamentación vigente expresa que es apropiado mantener vigente la estructura del actual Reglamento Notarial, aprobado por el Acordado número 7.533, incorporando un nuevo título que llevará la denominación “Uso de firma electrónica avanzada notarial”.

La Acordada número 7.831 reguló el marco normativo respecto a qué documentos pueden expedir los escribanos en forma electrónica. Estos refieren a primeras copias de escrituras, testimonio de protocolización y testimonios por exhibición en forma electrónica -los que autorizará mediante la utilización de su firma electrónica avanzada- y podrán expedirse y remitirse electrónicamente con firma electrónica avanzada solo por el escribano autorizante de la matriz.

La Ley N° 18.600, en el marco de su modernización, impulsó a que la Caja Notarial (organismo encargado del control y realización del papel notarial) también otorgue al escribano el soporte de papel notarial electrónico.

A partir  del 2 de enero de 2018, la Dirección General de Registros Notariales también innovó en la digitalización y firma electrónica de los certificados registrales, ampliaciones, testimonios, los cuales se expiden con firma digital avanzada, dejándose a partir de dicha fecha de emitirse en soporte papel. Dichos certificados con firma digital avanzada le brindan al escribano las máximas garantías de identidad, integridad y autenticidad.

Un avance importante podría ser la digitalización total de los Registros Públicos, ingreso de documentos y minutas notariales. Esto representaría una forma de facilitar la labor del escribano y agilizar los tiempos de ingreso de los documentos.

El derecho uruguayo divide la firma electrónica en dos:

1- Firma electrónica simple. Está definida en el artículo 2, inciso J de la mencionada ley. Son “datos en forma electrónica anexos a un documento electrónico o asociado de manera lógica con el mismo, utilizados por el firmante como medio de identificación”.

2- Firma electrónica avanzada, artículo 2, inciso K. “Firma creada por un sistema técnico de creación de firmas emitido por un prestador de Servicios de Certificación acreditado ante la Unidad de Certificación Electrónica”.

Beneficios de la firma digital

-Ahorro de tiempo y trabajo, ya que al utilizarla no será necesario firmar presencialmente los documentos.

-Elimina el papel en cualquier acto entre partes públicas o privadas, constituyendo un elemento fundamental para el desarrollo de la sociedad digital.

-Al producirse una alteración en un documento que haya sido firmado digitalmente aparecerá una alerta de modificación.

-Facilita la realización de trámites en línea ante diversos organismos públicos.

Organismos que aceptan certificados notariales electrónicos

En la actualidad, la mayoría de las oficinas públicas y los trámites han tenido cambios de pasar a realizarse por agenda y la tramitación de los documentos por la vía digital. Hasta el momento, algunos de los organismos que aceptan certificados digitales en nuestro país a título informativo para el lector son los siguientes: Intendencia de Tacuarembó, Intendencia de Colonia, Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial, Dirección Nacional de Aduanas, Auditoría Interna de la Nación, Banco República, Ventanilla Única de Comercio Exterior, Registro Único de Proveedores del Estado, Antel y Banco Central del Uruguay.

Comentarios finales

En la actualidad nos cuestionamos sobre las nuevas tecnologías, por eso es necesario que el escribano actual se adapte a nuevas formas de trabajo. Es un deber innovar y adaptarse a la contemporaneidad debido a que la globalización opera en el mundo moderno y la digitalización y la profesión notarial no pueden ser ajenas a estos avances.

(*) Integrante del equipo legal de Galante & Martins