Por: Esc. Valeria Céspedes (*)
Previo al análisis de la aplicación práctica de los institutos de la legalización y la apostilla como mecanismos propios del derecho internacional privado, resulta pertinente conceptualizar ambos institutos de forma individual, con referencia expresa a su respectivo marco normativo vigente en el ordenamiento jurídico uruguayo a los efectos de su mejor comprensión.
Conceptualización
Legalización
En lo que respecta a la legalización, se puede recurrir a la definición brindada por Couture, quien la entiende como el “conjunto de certificaciones mediante las cuales un documento público expedido dentro de un Estado adquiere validez y eficacia probatoria en otro país”. En términos prácticos, la legalización tiene por objeto acreditar que el documento que pretende hacerse valer en otro país ha sido expedido por un funcionario competente que actuó dentro de los límites de su jurisdicción.
La normativa nacional distingue dos tipos de legalización:
- Legalización directa: aplicable cuando el documento proviene de un país en el cual la República Oriental del Uruguay posee representación diplomática o consular. En estos casos, la autenticación es realizada por agentes diplomáticos o consulares uruguayos acreditados ante el Estado emisor del documento.
- Legalización indirecta: procede cuando el documento proviene de un Estado en el cual Uruguay no mantiene representación diplomática. En tales supuestos, el procedimiento se efectúa a través de un tercer Estado que cuente con representación diplomática tanto en Uruguay como en el país de origen del documento. Primero, el documento se legaliza por las autoridades del tercer Estado y posteriormente por la representación consular uruguaya acreditada ante dicho tercer país.
Apostilla
En sustitución de la legalización, y en aquellos casos en los que resulte aplicable, se encuentra el mecanismo de la apostilla, previsto en el XII Convenio de La Haya de la Conferencia de Derecho Internacional Privado, de fecha 5 de octubre de 1961, instrumento que fue ratificado por Uruguay, entrando en vigor el 14 de octubre de 2012.
Este convenio tiene como finalidad suprimir el requisito de legalización de los documentos públicos emitidos en un Estado Parte del mismo, reemplazándolo por una certificación simplificada denominada apostilla, siempre que el país emisor del documento como también el país en el que se pretende hacer valer el documento, sean Estados Parte del referido Convenio.
En términos operativos, la apostilla consiste en la colocación, sobre el documento público o en hoja adjunta, de una anotación que certifica la autenticidad del documento, prescindiendo de toda otra forma adicional de legalización para que el mismo surta efectos en el país de destino.
Aplicación práctica de los institutos
En la actualidad, tanto la legalización como la apostilla constituyen herramientas esenciales para autenticar documentos públicos emitidos en Uruguay que deban surtir efectos en el extranjero, así como también para validar documentos públicos extranjeros que pretendan ser utilizados en el territorio nacional.
En la República Oriental del Uruguay, ambas diligencias deben ser gestionadas ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, órgano dependiente del Poder Ejecutivo. Para ello, se requiere la presentación del documento que se pretende legalizar o apostillar, debidamente intervenido por la autoridad nacional competente que certifique la autenticidad de la firma del funcionario actuante o del organismo emisor.
Por ejemplo, en el caso de documentos autorizados por escribanos públicos, estos deberán ser previamente intervenidos por la Inspección General de Registros Notariales, a fin de verificar que la firma y el signo del escribano coincidan con los registrados ante el Poder Judicial. De manera análoga, los documentos expedidos por organismos estatales deberán ser previamente certificados por el propio organismo emisor, acreditando su autenticidad.
Cabe destacar que tanto la legalización como la apostilla se limitan a certificar la autenticidad formal del documento, esto es, la identidad y competencia del funcionario que lo suscribe. No implican en modo alguno la verificación del contenido material del documento, por lo que cualquier falsedad en su contenido permanece inalterada por la intervención de estos mecanismos.
Adicionalmente, si el documento —sea público o privado— contiene texto, inscripciones o elementos en idioma distinto al del país de destino (incluidos sellos), será imprescindible su traducción al idioma correspondiente, aun cuando la persona que lo utilizará comprenda el idioma original. Esta traducción constituye un requisito adicional para garantizar la validez y eficacia del instrumento en el país receptor.
En el caso particular de Uruguay, existen documentos que exigen formalidades adicionales, incluso cuando ya han sido legalizados o apostillados y traducidos. Tal es el caso de los poderes otorgados en el extranjero, los cuales, de acuerdo con el Decreto Nº 175/992, artículo 1º, además de los requisitos mencionados, deberán ser incorporados al Registro de Protocolizaciones de cualquier escribano público habilitado para el ejercicio profesional en el país.
Conclusiones
De lo previamente expuesto se puede concluir que el instituto de la apostilla opera como un mecanismo sustitutivo de la legalización tradicional, en el marco de los Estados adherentes al Convenio de La Haya de 1961, siendo su propósito fundamental simplificar y agilizar la circulación de documentos públicos entre dichos países. Este sistema representa una alternativa más expedita y menos onerosa frente al procedimiento de legalización, el cual —pese a brindar seguridad jurídica— implica la intervención de múltiples autoridades en diferentes jurisdicciones, con el consiguiente incremento de costos y dilaciones.
No cabe duda que la incorporación del mecanismo de apostilla al sistema normativo uruguayo ha representado un importante avance, facilitando el reconocimiento internacional de documentos públicos nacionales, así como también el uso en el país de documentos extranjeros provenientes de Estados Parte del referido Convenio.
(*) Integrante del Equipo Legal de Galante & Martins.
