El Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE) y su relación con la actividad notarial

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El Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE), es un Registro que tiene como principal función realizar un control sobre aquellos proveedores  interesados en contratar con organismos públicos estatales. De esa manera luego, le facilitan y suministran a los organismos públicos estatales, toda la información que pueda ser relevante al momento de contratar con una empresa. En dicho procedimiento, el rol notarial juega un papel importante.

Por Gustavo Acevedo Fagúndez (*)

  • Introducción

El Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE), comenzó a funcionar en julio de 2013, en un plan piloto que incluyó a los siguientes organismos: Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC), Contaduría General de la Nación, Tesorería General de Nación, y UTE (de forma parcial), estando incorporado al día de hoy toda la Administración Central, el Poder Judicial, el Tribunal de lo Contencioso-Administrativo, la Corte Electoral, el Tribunal de Cuentas, los Entes Autónomos, Poder Legislativo, Gobiernos Departamentales, Empresas Públicas y Servicios Descentralizados. 

El RUPE se encuentra regulado, en lo que refiere a su funcionamiento, básicamente por el Decreto 155/2013 y por el Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF). 

Es la Agencia de Compras y Contrataciones del Estado (ACCE), quien tiene como uno de sus cometidos el desarrollar y mantener el Registro Único de Proveedores del Estado (artículo 4 Decreto 155/2013) al servicio de las administraciones públicas estatales y de las empresas proveedoras del mismo. 

Dentro de ese funcionamiento requerido por el RUPE, la actividad notarial juega un rol transcendental, ya que gran parte de la documentación exigida para que el proveedor pueda inscribirse en el mencionado Registro, requiere la actuación notarial, así como también en lo que refiere a la posterior validación de la documentación presentada (tal y como se dirá más adelante).

  • Particularidades

La inscripción en el RUPE por parte del proveedor, es de carácter obligatorio, a excepción de: las contrataciones menores al tope de la compra directa autorizado al organismo comprador, que sean realizadas con fondos de “Caja Chica” o “Fondos Permanentes”; las contrataciones que se realicen al amparo de los numerales 1, 8, 11, 17 o 19 del artículo 33 literal C del TOCAF; y finalmente las que están expresamente exceptuadas por la Agencia de Compras y Contrataciones del Estado (el artículo 2 del Decreto 155/2013). Si bien lo antedicho, en la mayoría de los casos, es un requisito para aquellos proveedores que tengan interés en contratar con organismos públicos estatales, dicha inscripción es beneficiosa para el proveedor, en virtud de que entre otras cosas, mejora la eficiencia en los procesos de contratación con el Estado, evitando la presentación de certificados cada vez que oferten en algún procedimiento de contratación pública (siempre y cuando lo presentado anteriormente siga siendo válido y vigente). 

Es de destacar que tanto la inscripción, como la actualización y acreditación, mayoritariamente se hace vía internet, lo cual beneficia a los efectos de la practicidad del trámite. En cambio existen algunos trámites que requieren presencialidad a los efectos de presentar la documentación original, teniendo incluso el requisito de la validación notarial (comprobación de un conjunto de formalidades y requisitos exigidos por el RUPE en la presentación de actuaciones notariales) de los documentos por parte de un escribano de la Unidad, es decir, habiendo cumplido con todos los requisitos de inscripción según el tipo de empresa, estando verificados los datos y documentos correspondientes, un escribano perteneciente al organismo con el cual se realizará la contratación, procederá a validar los documentos y activarlo. A partir de ese momento el proveedor quedará habilitado para contratar con el Estado. 

Mientras que el proveedor esté en proceso de inscripción (del registro a la validación), su estado en RUPE figurará “En Ingreso”; consecuentemente podrá ofertar pero no contratar con aquellos organismos que se encuentren incorporados al RUPE. En el momento que se corrobora que el proveedor ha cumplido con todos los requerimientos de inscripción según su tipo de entidad, un funcionario habilitado procederá a activarlo. Su estado en RUPE pasara a ser “Activo”.

Es importante destacar que, al momento de una contratación los proveedores no solamente deben estar inscriptos en RUPE, sino que también existen otras condiciones que serán verificadas por el organismo contratante al momento de la adjudicación, entre ellas se encuentran el estar al día en el Banco de Previsión Social y en la Dirección General de Impositiva, acreditándose tales extremos mediante certificados emitidos por dichos organismos (en DGI, sería el certificado único, mientras que en BPS, sería el certificado común), además de requerirse (eventualmente), las autorizaciones o habilitaciones que resulten necesarias para actuar en su sector de actividad. En el caso de lo primero, la información del proveedor relativa al cumplimiento de sus obligaciones tributarias y previsionales, así como la relativa a la contratación del seguro obligatorio sobre accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, será aportada al RUPE directamente por el organismo público competente (Dirección General Impositiva, Banco de Previsión Social y Banco de Seguros del Estado, respectivamente), salvo en el caso de los proveedores extranjeros, quienes deberán acreditar ellos mismos, tales extremos.

A nivel notarial, y en el afán de generar practicidad y celeridad, cabe señalar que el Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE), acepta la presentación de certificados notariales electrónicos, pero con la salvedad (por ahora) de que es solamente para el caso de certificados de vigencia y representación de las personas jurídicas. Esto es de gran importancia, principalmente en momentos de emergencia sanitaria, como el que estamos viviendo en la actualidad.

  • Comentarios Finales

No hay dudas que la existencia de un Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE), permite llevar adelante un control minucioso y rígido de las compras realizadas por el Estado a los distintos proveedores, lo cual trae aparejado que exista una mayor transparencia e integridad del sistema de compras estatales, evitando así eventos de corrupción en mayor o menor grado, e implicando a su vez, avances en materia de rendición de cuentas del sistema de compras públicas del Estado uruguayo. En esa lucha, la participación del escribano es de gran importancia, ya que es quien constata los extremos requeridos por el RUPE. Igualmente se debe seguir trabajando, para que este aspecto y cuidado, no entorpezca el registro del proveedor, y que el funcionamiento sea cada vez más eficaz y eficiente para todas las partes aprovechando el avance tecnológico y la trazabilidad de la información en los registros.

(*) Integrante del equipo legal de Galante & Martins