Una de las mejores formas de presentarse como empresa ante un posible cliente o algún grupo de interés, como pueden ser inversores o futuros accionistas, es a través de la creación de un dossier corporativo.
Este tipo de dossier son documentos que por encima de todo deben tener en cuenta dos elementos fundamentales. Por un lado, los dossiers corporativos deben prestar especial atención al contenido que se va a incluir en el mismo, pues es un documento de vital importancia y debe aparecer información que refleje de manera fiel la situación y características de la empresa.
En el dossier es importante que aparezcan datos y contenidos que sean especialmente informativos sobre la empresa, presentados de forma atractiva, llamando la atención del lector para animarlo a que lo lea por completo. Para ello, es conveniente tener en cuenta que el dossier no debe contener demasiados datos porque puede llegar a ser aburrido y, al final, el lector no se queda con ningún dato en concreto.
Además, quien lee un dossier de empresa lo que necesita es tener una idea generalizada de la misma y no algo muy a fondo, ya que para eso lo mejor es concertar una reunión con la gerencia para conseguir respuestas a las dudas y preguntas que se le ocurran al lector.
Si hablamos de la cantidad de páginas que debe tener un dossier de empresa, lo recomendado por todos los especialistas es que no debe superar la cantidad aproximada de 10 a 15 páginas a menos de que se incluyan imágenes o fotografías para hacer más amena la lectura. Esto es así porque a mayor longitud del dossier mayor es la probabilidad de que la persona que lo está leyendo lo abandone por la mitad, algo que podría influir de forma negativa en la imagen de la empresa.
¿Qué apartados debe incluir como mínimo un dossier de empresa?
Un dossier de empresa es algo personalizado y único, pero de forma general se asume que debe contener una estructura más o menos uniformada que incluya los apartados que se muestran a continuación:
Descripción de la actividad
La descripción de la actividad de la empresa es algo esencial y debe ser incluida en la primera página del dossier. Esta descripción debe incluir lo fundamental sobre la actividad de la empresa sin excederse demasiado ni incluir contenido de relleno que resulte rimbombante. Para ello se suele utilizar en muchas organizaciones una carta de presentación firmada por la alta dirección de esta que exprese la actividad de la empresa de forma profesional y motivante, pero sin caer en excesos.
Metodología de trabajo
La metodología de trabajo de la empresa es el conjunto de prácticas y formas de fabricación o comercialización que caracterizan a la compañía y que la diferencian respecto a la competencia. Para describir la metodología de trabajo es necesario utilizar otra página del dossier en la que habrá de contar cómo funciona, por qué principios se rige y qué técnicas se utilizan. En este apartado del dossier también se puede hablar de datos económicos y cifras de negocio que puedan resultar de interés, como puede ser el número de trabajadores, el volumen de negocio o cualquier otro elemento.
Productos y/o servicios comercializados
Para describir los productos y servicios que la empresa pone a la venta en el mercado es necesario usar varias páginas, ya que en ellas habrá que describir de forma clara las cualidades y características de los productos de la empresa. Si se trata de un extenso catálogo es conveniente usar al menos una descripción breve de los mismos; pero si son pocos, el contenido al respecto puede ser un poco más extenso. Los productos o servicios comercializados deben ser presentados con total profesionalidad y usando imágenes para transmitir mayor cercanía y realismo.
Clientes de la compañía
Algo muy común en todos los dossiers es mostrar en un apartado los clientes con los que la empresa ha tenido, o tiene, relación. En este apartado debemos incluir con los que se cuente, pero si son demasiados es conveniente poner una cantidad reducida en la que se incluyan los más importantes o reconocidos. Esto puede ser muy útil para demostrar que la empresa cuenta con clientes importantes que confían en sus productos y/o servicios por encima de otras empresas del sector.
Datos de contacto
En último lugar y en la última página del dossier deben aparecer los datos de contacto de las diferentes personas a las que cualquier empresa puede dirigirse para realizar una consulta o para hacer una propuesta comercial. Por ello es común que aparezcan las vías de contacto de la gerencia, pero también del director comercial, del director financiero o del servicio de atención al cliente entre otros. Esto dependerá de la empresa y sus preferencias.
En resumen
Crear un dossier corporativo es algo que debe hacerse siguiendo los apartados que se han mostrado anteriormente para causar una buena imagen en la persona que lo lee. Para realizar el dossier se puede recurrir a un empleado interno del departamento de marketing y diseño o a una empresa externa que tenga experiencia. Sea cual sea el caso, debe contar con información clara, suficiente y con un diseño atractivo que haga fácil la lectura de este.
