Cuando una empresa recibe una factura, la registra y puede demostrar que el pago se realizó, suele aparecer una conclusión casi automática: ese gasto es deducible. Sin embargo, la contabilidad y la liquidación del IRAE no responden exactamente a las mismas reglas. Un egreso puede ser real, estar correctamente contabilizado y, aun así, resultar total o parcialmente no admitido a efectos fiscales.

El tema volvió al centro de la agenda. El 1º de setiembre, la Dirección General Impositiva (DGI) informó que inició una nueva etapa de actuaciones dirigida a contribuyentes en los que persisten inconsistencias previamente comunicadas respecto de los gastos considerados en la liquidación del IRAE. Luego del vencimiento de las declaraciones juradas, el organismo revisó si esas observaciones habían sido contempladas y comenzó a enviar nuevas comunicaciones a quienes no presentaron la declaración o mantuvieron los desvíos señalados.

Las normas no cambiaron, cambió la capacidad de control. En mayo, la DGI ya había informado que detectó inconsistencias en gastos de administración y ventas. La continuidad de estas acciones confirma una fiscalización preventiva y basada en información: se advierte, se verifica la respuesta y, según el comportamiento y el nivel de riesgo, pueden desplegarse otras actuaciones.

La factura es necesaria, pero no siempre suficiente

El artículo 30 del Título 4 del Texto Ordenado 2023 admite los gastos devengados en el ejercicio, necesarios para obtener y conservar rentas gravadas y debidamente documentados. Como regla general, además, el gasto debe constituir para la contraparte una renta alcanzada por IRAE, IRPF, IRNR o por una imposición efectiva a la renta en el exterior. Existen excepciones y tratamientos específicos, pero esas cuatro preguntas ordenan el análisis.

La primera se refiere al momento: el gasto debe corresponder al ejercicio que se liquida, con independencia de que el pago se haya realizado antes o después. La segunda exige un vínculo razonable con la actividad generadora de rentas gravadas. No alcanza con que el desembolso haya sido conveniente para alguien vinculado a la empresa; debe existir una finalidad empresarial que pueda explicarse y sostenerse.

La tercera condición es documental. El comprobante fiscal es central, pero puede no bastar para acreditar la naturaleza y el destino del gasto. Contratos, órdenes de compra, informes, entregables o constancias de viaje pueden ser necesarios para demostrar qué se adquirió y cómo se relaciona con la operativa.

La cuarta es la llamada regla candado: la deducción se vincula con la tributación de la contraparte. En algunos casos es íntegra y, en otros, se limita mediante una proporción entre tasas. Por eso, dos gastos similares pueden tener distinto tratamiento fiscal según quién preste el servicio, dónde se genere la renta y qué impuesto resulte aplicable.

Las cuentas que exigen más juicio

Los gastos de administración y ventas son especialmente sensibles. Una comida de trabajo, un viaje, combustible, publicidad, honorarios o servicios del exterior pueden responder a una necesidad genuina. Pero la descripción contable no resuelve el análisis: deben verificarse el vínculo con la renta gravada, la documentación, el tratamiento de la contraparte y las reglas especiales aplicables.

Un ejemplo sencillo muestra la diferencia. Una factura por una cena puede reflejar un gasto real, pero su deducción dependerá de una finalidad empresarial identificable: reunión, participantes, motivo y fecha. Si corresponde a consumo personal, o no puede vincularse con la actividad, la registración no lo convierte en gasto fiscal. Lo mismo ocurre con viajes o combustible de uso mixto: debe aislarse y respaldarse la proporción vinculada al negocio.

También importa separar los componentes personales o ajenos al giro. La normativa excluye expresamente los gastos personales del titular, socios, accionistas y sus familias. Si un bien o servicio tiene utilización mixta, la empresa debe identificar la parte empresarial con un criterio técnicamente aceptable y respaldarlo. Del mismo modo, cuando existen rentas gravadas y no gravadas, los gastos indirectos requieren una distribución coherente con la operativa real y mantenida en el tiempo.

En servicios profesionales o contrataciones complejas, la evidencia debería permitir reconstruir qué se encargó, qué se recibió, cuándo se devengó y por qué era útil. Ante proveedores del exterior o partes vinculadas pueden entrar en juego reglas de fuente, deducción proporcional y precios de transferencia. Cuanto mayor sea el monto o el juicio involucrado, mayor debería ser la calidad del respaldo.

Revisar antes de responder

Una comunicación de DGI no debería contestarse en forma automática, pero tampoco quedar sin análisis. El primer paso es identificar exactamente la partida observada y conciliarla con la declaración, la contabilidad y los comprobantes. Después corresponde revisar el fundamento fiscal aplicado. Si existe un error, la regularización oportuna reduce la exposición; si el criterio de la empresa es defendible, debe explicarse con hechos, normas y documentación concreta.

La mejor prevención comienza antes del cierre. Conviene revisar las cuentas con mayor componente de juicio, documentar desde el origen los gastos no rutinarios y dejar trazabilidad de los prorrateos. También es útil que administración, contabilidad y asesores compartan criterios para solicitar respaldos y detectar operaciones que requieren análisis especial.

La fiscalización basada en datos vuelve visibles inconsistencias que antes podían permanecer escondidas en una cuenta contable. En ese contexto, la pregunta ya no es solamente si el gasto ocurrió o si existe una factura, sino si la empresa puede demostrar por qué, cuándo y en qué medida corresponde deducirlo. Esa diferencia, pequeña en apariencia, puede ser decisiva en una liquidación de IRAE.

Esta nota es meramente informativa, no es un asesoramiento ni consejo legal.

(*) Integrante del Equipo de Galante & Martins.