Es importante tener conocimiento de que todo documento puede ser válido y eficaz fuera del ámbito territorial en el cual fue extendido, siempre y cuando se cumplan los requisitos instrumentales y formales del país al cual va a presentarse.
Por Esc. Valeria Céspedes Hastoy (*)
Antes de comenzar a abordar la aplicación práctica de la legalización y apostilla como institutos propios del derecho internacional privado, es importante conceptualizar cada uno de ellos de forma separada con su correspondiente marco regulatorio en nuestro país.
Comenzando por la legalización, se encuentra la definición brindada por Couture, quien la entiende como: “Conjunto de certificaciones mediante las cuales un documento público expedido dentro de un Estado adquiere validez y eficacia probatoria en otro país”. En otras palabras, la legalización consiste en acreditar que el documento presentado ha sido expedido por un funcionario dentro de su competencia y jurisdicción. La normativa uruguaya prevé dos tipos de legalización:
-La legalización directa que se aplica en los casos en que el documento proviene de un país donde se tiene representación diplomática, por ende es autenticado por los agentes diplomáticos o consulares de nuestro país acreditados en el Estado de donde proviene el documento.
-La legalización indirecta, por su parte, se aplica en aquellos casos en que el documento proviene de un Estado en el cual nuestro país no tiene representación diplomática, realizándose el procedimiento de autenticación mediante la legalización por parte de un tercer Estado que sí tenga representación diplomática en nuestro país y en el país del cual proviene el documento, y luego la legalización de nuestros agentes consulares acreditados ante el Estado que hizo la primera legalización.
En defecto de la legalización surge la apostilla, mecanismo reglamentado por el XII Convenio de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado de fecha 5 de octubre de 1961, que entró en vigencia en nuestro país a partir del 14 de octubre de 2012.
Este mecanismo surge con el objetivo de suprimir el requisito de la legalización en los documentos públicos extranjeros, sustituyéndose básicamente por la “apostilla” en caso de que los países involucrados, es decir, el país de expedición del documento o donde se va a presentar, sean Estados partes del convenio. Por Estados partes se entiende aquellos países que firmaron o suscribieron el convenio de La Haya de 1961 antes mencionado.
A los efectos prácticos la apostilla consiste básicamente en colocar sobre el propio documento público una apostilla o anotación que certifique la autenticidad del documento público expedido en un país e invocado en otro, sin necesidad de ninguna acreditación más al momento de quererse hacer valor en el país que se va a invocar.
Aplicación práctica
La utilización de estos institutos es la herramienta con la que se cuenta actualmente, sin perjuicio de los requisitos específicos de cada país, para poder autenticar documentos públicos uruguayos que van a ser utilizados en el exterior como también la situación contraria, es decir, autenticar documentos públicos extranjeros que quieren ser utilizados en Uruguay.
En nuestro país tanto la apostilla como la legalización deben tramitarse ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, organismo que depende del Poder Ejecutivo del Estado. En uno y otro caso, implica concurrir al Ministerio con el documento a apostillar o legalizar, según corresponda, previamente legalizada la firma del agente u organismo emisor del documento por parte de la autoridad competente para ello. Por ejemplo, si contamos con un documento que fue autorizado o en el cual intervino un escribano público, dicho documento previo a su presentación para legalizar o apostillar deberá pasar por la Inspección General de Registros Notariales para que se acredite que la firma y signo del escribano autorizante coincide con la registrada en el Poder Judicial; o si el documento fue emitido por algún organismo o Ministerio del Estado, previamente deberá legalizarse por el propio organismo o Ministerio emisor acreditando que efectivamente fue emitido por él.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta es que si bien el documento pasa por el control de los funcionarios competentes a efectos de legalizar o apostillar, según corresponda, dichos procedimientos no acreditan la veracidad del contenido o verdad material del documento, por lo que en caso de que el documento conste un contenido falso no se subsana esa circunstancia, únicamente se limitan a acreditar que el funcionario que lo realizó es quien dice ser y que ha actuado dentro de su esfera competencial correspondiente.
En el caso de que el documento, sea público o privado, se encuentre redactado en su totalidad o tenga parcialmente elementos en un idioma distinto al del país receptor (incluso sellos), necesariamente deberá ser traducido al idioma del país en el que se va a hacer valer, independientemente del conocimiento del idioma extranjero de quien lo va a utilizar, sí o sí debe ser traducido, configurándose como otro requisito adicional para cumplir con todos los requisitos que le atribuyan la validez y eficacia necesaria.
En el caso de Uruguay existen documentos que particularmente requieren determinadas formalidades adicionales a la legalización o apostilla y traducción –si corresponde–, tal es así el caso de los poderes que provienen del extranjero. En el caso de poderes otorgados en el extranjero que pretenden hacerse valer en Uruguay, el decreto 175/992 en su artículo 1 exige que no solo venga debidamente legalizado o apostillado y traducido –en caso de corresponder–, sino que también deberá incorporarse al Registro de Protocolizaciones de cualquier escribano público que se encuentre habilitado para el ejercicio en la República Oriental del Uruguay.
Conclusiones
En conclusión y una vez analizados ambos institutos, se puede observar cómo la apostilla se aplica en defecto de la legalización, siendo su principal objetivo –siendo así el interés principal de la Convención de la Apostilla– evitar el engorroso y extenso procedimiento de legalización, que si bien este último brinda la certeza necesaria para documentos que salen y/o van a circular en países no integrantes de la Convención, igualmente implica la transición de múltiples etapas con diversos agentes y autoridades en diferentes países, lo cual inevitablemente enlentece y aumenta los costos de este procedimiento. La aplicación de la apostilla resultó ser un gran avance a nivel país, dado que su incorporación permitió agilizar notablemente la circulación de los documentos públicos uruguayos a ser utilizados en el exterior, como también aquellos documentos públicos extranjeros que pretenden ser utilizados en Uruguay.
(*) Integrante del Equipo Legal de Galante & Martins
